Главный специалист обязан: 1. Организовать техническое обеспечение работы руководителя, а именно: - обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя; - передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, осуществлять ведение телефонных переговоров, записывать полученную по телефону информацию и доводить ее до сведения руководителя; - вызывать работников на совещания и для доклада руководителю; - выполнять другие поручения руководителя. 2. Осуществлять делопроизводственные процессы на основании Инструкции по ведению делопроизводства, а именно: - получать и регистрировать документы в программе «СИНКОПА-ДОКУМЕНТ» (система интегрированного корпоративного управления планирования и анализа) управления электронными документами; - передавать их с резолюцией руководителя исполнителям; - получать от работников организации исполненные, ответные и инициативные документы, передавать их на подпись руководителю. - отправлять исходящую корреспонденцию; - вести регистрационно-контрольную картотеку по служебным письмам. 3. Организовывать прием граждан руководителем или его заместителем. 4. Организовывать прием руководителем работников аппарата и других учреждений. 5. Присутствовать на еженедельных планерных совещаниях, вести последующий контроль за исполнением распоряжений руководителя. 6. Печатать тексты документов (составы комиссий, делегаций, участников совещаний, телефонограммы, телеграммы и др.). 7. Вести прием, регистрацию и контроль за сроками исполнения писем, жалоб и обращений граждан. |