- Отвечать на телефонные звонки, фиксировать и передавать служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании. - Обеспечивать документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, отправка и получение оригиналов по почте. - Организация административной работы офиса: заказ расходных материалов (канцелярия, вода, бумага и т.д), сканирование и печать документации, учет и ее хранение, работа с курьерскими службами, контроль работы уборки, решение бытовых проблем. - Подготовка проектов писем, запросов, претензий, доверенностей и других документов, касающихся деятельности компании. - Разработка и заказ рекламных материалов (каталоги, брошюры, визитки, баннеры, ключевые слова для поиска на сайте). - Подготовка и рассылка поздравлений для партнеров, заказ подарков. - Администрировать реестр рабочих проектов и референс листов. - Мониторинг, контроль и учет договоров, подготовка проектов договоров, спецификаций, дополнительных соглашений, приложений и пр. Регистрация договоров с заказчиками и изготовителями. - Подготовка документов на подпись руководителю. - Организация встреч, совещаний с партнерами компании (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, заказ пропусков, встреча и координация участников, оформление протокола совещаний). - Организация мероприятий (корпоративы, юбилеи, турниры). - Организация командировок сотрудников: поиск и покупка билетов, поиск и бронирование гостиницы/аренда квартиры, подготовка разрешений на въезд для иностранных партнеров, оформление и получение виз, поиск и заказ трансфера. - Работа с документами в электронной системе документооборота. - Оформление служебных записок в программе Эльма, ведение реестра проектов, подготовка с/з на оплату. - Администрирование работы сайта: размещение новостей на сайте компании. Подготовка и размещение статей о выполненных проектах на сайте. Подготовка и написание тематических статей для сайта. - Следить за расходами сотрудников компании по корпоративной связи, оптимизировать тарифы, устанавливать лимиты. - Контроль расходов топливных карт и транспондера. - Участие в электронных тендерах совместно с сотрудниками коммерческого отдела (оформление заявки, формирование комплекта документов, загрузка документов на ЭТП, отслеживание этапов проведения закупок). Подготовка пакета документов для участия в тендерах для сотрудников коммерческого отдела. - Ведение охраны труда и воинского учета. - Оказывать помощь в контроле учета и подготовке учредительных документов. - Выполнение поручений руководителя, административная поддержка (быть готовым к поездкам и возможным командировкам, поездкам в Москву). - Оформление зарубежных виз. | 