Обеспечение, хранение и выдача документации; - хранение и обеспечение сохранности документов; - прием и обработка входящей и исходящей корреспонденции (работа по регистрации документов в автоматизированной системе документооборота МСЭД, а так же ответов на документы); - ведение журналов входящей/исходящей корреспонденции, распределение и передача корреспонденции в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования или ответов; - составление и ведение номенклатуры Отдела, в т.ч. проведение ежегодного отбора документов на архивное хранение или на уничтожение; - составление служебных записок, запросов; - ведение табеля учета рабочего времени; - прием звонков, заказ пропусков, встреча гостей; - исполнение служебных поручений руководства; - обеспечение жизнедеятельности Отдела (канцтовары, расходные материалы); - организация эффективной работы Отдела, создание комфортных условий, оказание помощи сотрудникам в разрешении возникающих в ходе работы проблем, консультация их, предоставление информационных и других материалов; - работа с орг.техникой: мини-АТС, сканер, ксерокс, факс, принтер; - выполнение отдельных поручений непосредственного руководителя; - сбор и аналитика различной информации и необходимых сведений для руководителя; - ведение календаря руководителя (встречи, мероприятия, дни рождения); организация и подготовка заседаний и совещаний, сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний; - разработка инструкций и положений по охране труда и технике безопасности; - проведение инструктажей по технике безопасности, проведение вводного инструктажа, инструктажа на рабочем месте с сотрудниками структурных подразделений; - участие в конференциях, рабочих группах, совещаниях - ведение делопроизводства |