• осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности офиса; • организует проведение телефонных переговоров, записывает полученную информацию и своевременно доводит ее до сведения заинтересованных руководителей подразделений (компаний) ее содержание; • организует прием посетителей; • ведет делопроизводство в установленном едином порядке; • принимает поступающую корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в подразделения (компании) офиса или конкретным исполнителям; • ведет регистрационные журналы (входящих и исходящих документов, почтовой корреспонденции, приема посетителей, выдачи пропусков, и т.п.); • систематизирует и размещает дела, ведет их учет; • выдает необходимые справки по зарегистрированным документам; • принимает документы на подпись руководителям подразделений (компаний); • контролирует качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководителям подразделений (компаний); • контролирует исполнение документов и поручений руководителей подразделений (компаний), принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение; • отправляет исполненную документацию адресатам (в том числе посредством электронной почты); • обеспечивает сохранность проходящей служебной документации; • осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителями подразделений (компаний) (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации), ведет и оформляет протоколы; • выполняет печатные и копировально-множительные работы; • решает вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для сотрудников офиса, убывающих в командировку; • выдает архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, и ведет их |