2.2.1 Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и долговременному хранению, в т.ч.: хранение и учет документов, принятых в архив, представление в установленном порядке учетных документов в Архивное управление Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия; проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности; подготовка представления Администрации и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архиве. 2.2.2 Архив обеспечивает хранение: архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Республики Мордовия, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности; архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, отнесенных в установленном порядке к государственной собственности Республики Мордовия, входящих в состав Архивного фонда Республики Мордовия, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления по реализации государственных полномочий Администрации, которыми она наделена, до передачи в Центральный государственный архив Республики Мордовия; архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. документов личного происхождения; печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архива; учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности. 2.2.3 Архив по согласованию с администрацией может принимать на временное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий документы действующих муниципальных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях. 2.2.4 Документы архивного фонда Республики Мордовия, относящихся к частной собственности, получают на хранение в архив в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и архивом, действующим от имени Администрации при наличии доверенности. 2.2.5 Комплектование отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования, в т.ч.: составление списков организаций-источников комплектования архива, утвержденных Администрацией муниципального образования, согласованных с Архивным управлением Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия; систематическая работа по их уточнению; отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в архив; проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве. 2.2.6 Реализация государственных полномочий Администрации в сфере архивного дела, в т.ч. контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства. |