Организация приема граждан министром социального развития Кировской области (далее – министр) и заместителями министра; участие в подготовке информационных справок по сфере, в подготовке докладов министра; своевременное информирование секретариата Губернатора и аппарата первого заместителя Председателя Правительства области, курирующего деятельность министерства, о командировках министра за пределы Кировской области, рабочих поездках по области; ежедневный просмотр базы «СЭД.Задачи» и распечатка документов, поступивших только в электронном виде, а также вкладывание в карточки файлы с документом и приложениями, за исключением документов с грифом «ДСП» и документов, содержащих персональные данные; контроль за выполнением поручений Губернатора, заместителей Председателя Правительства области, министра социального развития Кировской области и его заместителей, приказов и распоряжений министра, контрольной входящей документации; контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, проверка правильности составления и оформления исходящих документов; своевременный прием, регистрация и передача по назначению входящей и отправка исходящей корреспонденции, в том числе поступившей через средства электронной связи и по системе межведомственного электронного документооборота, сканирование и вкладывание входящей и исходящей документации с электронным образом подписанного и зарегистрированного документа в формате PDF; надлежащее хранение документов, в том числе с грифом «Для служебного пользования»; разработка и составление сводной номенклатуры дел министерства; осуществление работы по отбору, упорядочению, комплектованию, использованию, сохранности передаваемых в архив на государственное хранение документов; формирование, оформление, учет, хранение дел в соответствии с номенклатурой, подготовка законченных делопроизводством дел на хранение в архив; подготовка актов на уничтожение, уничтожение отобранных документов и проставление отметки о списании в учетных формах; взаимодействие и работа с архивом, подготовка необходимой документации по обработке и хранению документов, образующихся в деятельности министерства; учет, использование и хранение в министерстве гербовых номерных бланков Правительства Кировской области, составление актов об их списании; прием корреспонденции, обработка исходящих писем, отправление заказных писем и бандеролей, составление описей; заверение копий документов в соответствии с требованиями делопроизводства; проведение телефонных переговоров министра, а в случае отсутствия министра запись полученной информации и доведение до его сведения; ведение журналов регистрации распорядительных документов по основной деятельности, в том числе в электронном виде; составление отчетов, справок, сводов по результатам контроля за исполнением документов; участие в проведении совещаний, семинаров, заседаний, консультаций для органов местного самоуправления, представителей организаций, учреждений и иных заинтересованных лиц по вопросам компетенции управления |