Принимает поступающую корреспонденцию, передает ее далее в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Отправляет исходящую корреспонденцию по почте РФ и через курьерские службы. Ведет контрольно-регистрационную картотеку, электронный документооборот. Принимает и переадресует (по необходимости) входящие звонки. Принимает документы и личные заявления на подпись генерального директора. Собирает документы и материалы, необходимые для работы генерального директора. Контролирует исполнение работниками изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Обеспечивает проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание. По поручению руководителя составляет письма, запросы, готовит ответы авторам писем. Участвует в подготовке к проведению заседаний и совещаний, ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Организует прием посетителей, прием делегаций и представителей учредителей. Обеспечивает рабочие места в офисе необходимыми офисными средствами, канцелярскими принадлежностями. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса. Участвует в заключении договоров на поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса. Следит за рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов. Контролирует соблюдение чистоты и порядка в офисе. Контролирует порядок оформления помещений, следит за подготовкой и выпуском информационных материалов в офисе, предназначенных для посетителей. Контролирует порядок эксплуатации оргтехники. Является координатором служебных командировок. Осуществляет бронирование гостиниц, авиаперелетов и железнодорожных переездов для сотрудников предприятия, отправляющихся в командировки, и представителей учредителей. На регулярной производит сверку о количестве обедов с поставщиком услуг, на ежемесячной основе предоставляет сводный отчет в бухгалтерию предприятия. На ежемесячной основе производит сверку табеля учета рабочего времени с данными электронной проходной. Оказывает поддержку работникам отдела продаж в тендерной работе. |