В обязанности главного специалиста входит: - ведение делопроизводства, прием и регистрация всей поступающей входящей корреспонденции, осуществление ее систематизации в соответствии с принятым порядком и передача ее после рассмотрения главным федеральным инспектором конкретным исполнителям для использования их в процессе работы либо подготовки ответа; - ведение делопроизводства в отношении обращений граждан, прием и регистрация поступающих входящих обращений граждан, осуществление их систематизации в соответствии с принятым порядком и передача после рассмотрения главным федеральным инспектором конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответа; - осуществление контроля за своевременной подготовкой ответов на обращения граждан; - ведение работы по созданию справочного аппарата по документам, обеспечение удобного и быстрого их поиска; - обеспечение сохранности проходящей служебной документации; - организация проведения телефонных переговоров главного федерального инспектора, запись в их отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержания; - организация заседаний и совещаний, проводимых главным федеральным инспектором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний; - прием, регистрация и организация хранения и обеспечения сохранности документов, законченных делопроизводством, и поступивших в архив; - разработка и составление номенклатуры дел, проверка правильности их оформления и формирования при передаче в архив; - шифрование единиц хранения, систематизация и размещение дел, ведение их учета в соответствии с действующим законодательством; - подготовка сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения, а также актов для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки которых истекли; - передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, электронной почте), а также телефонограмм, своевременное доведение их содержания до главного федерального инспектора; - прием, передача и ведение учета документов с пометкой «Для служебного пользования»; - обеспечение конфиденциальности информации, поступающей в рамках служебной деятельности из ИОГВ, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти области, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе; - регистрация нормативных правовых актов по основной деятельности; - выполнение по поручению главного федерального инспектора других поручений в пределах своей компетенции; |