Выполнять организационно-технические функции по обеспечению и обслуживанию деятельности Руководителя Управления; Организовывать телефонные переговоры Руководителя Управления, принимать, регистрировать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие сообщения и оперативно доводить до сведения Руководителя Управления их содержание; Получать необходимые Руководителю Управления сведения от структурных подразделений Управления, вызывать по его поручению сотрудников. Организовывать прием граждан Руководителем Управления. Осуществлять запись на личный прием к Руководителю Управления и его заместителям, вести журнал приема граждан по личным вопросам. Осуществлять ведение и формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив, отбирать на уничтожение материалы с истекшими сроками хранения. По поручению Руководителя Управления и начальника отдела и его заместителя составлять инициативные письма, запросы, другие документы, готовить ответы заявителям. Осуществлять регистрацию приказов и распоряжений Руководителя Управления, осуществлять рассылку в структурные подразделения. Доводить до исполнителей поручения Руководителя Управления. Вести календарь рабочих дел и встреч Руководителя Управления. Ежемесячно обновлять и формировать списки с датами рождения руководящих работников органов власти, областных и городских учреждений и организаций. По поручению Руководителя Управления составлять и оформлять поздравительные телеграммы отдельным лицам и организациям в связи с днями рождения и юбилейными датами, а также государственными праздниками. |