Должностные обязанности Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности Министра. Осуществляет получение, обработку входящей корреспонденции, ее регистрацию и передачу в соответствии с принятым Министром решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Осуществляет подготовку к отправке почтовой корреспонденции Министерства, составление и загрузку реестров в программу Почты России для отправки писем, бандеролей. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Осуществляет обработку и определение ответственных исполнителей для подготовки ответов на поступающие обращения через платформу обратной связи (ПОС). Принимает документы и личные заявления на подпись Министру. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы Министра. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых Министру на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров Министра, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению Министра составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых Министром (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением служащими Министерства изданных приказов, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений Министра, взятых на контроль. Печатает по указанию Министра служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений служащих. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. |