На секретаря возлагаются следующие функции: 2.1. Обработка входящей и исходящей корреспонденции, ее учет т направление в соответствующие подразделения колледжа. 2.2. Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями колледжа. 2.3. Прием, учет и хранение корреспонденции, осуществляет обработку входящих документов, оформление и соблюдение порядка работы с внутренними документами, рассылку исходящих документов. 2.4. Ведение электронной базы документов. 2.5. Обеспечение мер по сохранности необходимой документации. 2.6. Соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности и уровней допуска документов. 2.7. Выкладывание необходимых документов в локальную сеть. 2.8. В соответствии с резолюцией руководства организации передает документы непосредственным исполнителям в структурные подразделения. 2.9. Фиксирует, обрабатывает и своевременно доводит до сведения руководства и работников принятую информацию, касающуюся различных сторон деятельности организации. 2.10. Занимается организационными и техническими вопросами проведения совещаний, деловых встреч и переговоров; обеспечивает прием посетителей. 2.11. Передача для исполнения необходимой документации от директора колледжа. 2.12. Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением. 2.13. Способствует оперативному принятию решений со стороны руководства и своевременно доводит их до сведения работников. 2.14.Выполнение устных поручений директора колледжа или лица, официально его замещающего. 2.15. Отсылка и прием необходимой корреспонденции, согласно порядку электронного документооборота, почтовой службы, транспортными компаниями и иными. 2.16. Помощь директору колледжа в организации приема граждан. |