- Организовывать исполнение решений, осуществлять контроль исполнения поручений руководителя (Документально оформлять решения руководителя. Доводить до сведения работников филиала распоряжения руководителя. Координировать деятельность по исполнению решений руководителя.Вести сроковый текущий и предупредительный контроль. Проверять исполнение поручений руководителя в установленный срок. Предупреждать сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя. Фиксировать исполнение поручений. Составлять отчеты и аналитические справки о выполнении поручений и решений руководителя). - Составлять и оформлять проекты организационно-распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки). - Получать, предварительно рассматривать и сортировать поступающие руководителю документы. - Вести учет документов, поступающих на имя руководителя. - Организовывать доставку документов исполнителям. - Вести информационно-справочную работу. - Организовывать информационное взаимодействие руководителя с подразделениями и должностными лицами филиала. - Формировать дела в соответствии с номенклатурой главного инженера. - Осуществлять систематизацию получаемых и передаваемых данных. Осуществлять проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации. Предоставлять данные в едином и удобном для восприятия формате. Оформлять протоколы совещаний руководителя. Вести прием и регистрацию телефонограмм, факсов. Организовывать оборудование кабинета руководителя оргтехникой, системами хранения, необходимыми приспособлениями. Обеспечивать хранение и замену расходных материалов. Заказывать канцелярские товары.Дополнение к обязанностям секретаря – работа в программных продуктах 1C: своевременно оформлять счета на оплату, заводить заявки на расходование денежных средств и контролировать их согласование. |