Прием и обработка телефонных звонков, запросов по электронной почте. Осуществление технического обеспечения деятельности Руководителя (организация встреч, переговоров). Работа с офисной техникой. Ведение деловой переписки. Ведение делопроизводства: регистрация корреспонденции (бумажной и электронной), учет и передача документов на исполнение. Подготовка на подпись, контроль правильности заполнения, хранение и архивирование документации. Отслеживание поступления документов, корреспонденции для руководства, своевременная их передача. Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства. Организация совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, переносе совещаний). Ведение протоколов совещаний (подготовка протоколов, ознакомление с их содержанием участников совещаний). Подготовка приказов по основному виду деятельности, доверенностей на представление интересов. Согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений, доведение до них указания и распоряжений Руководителя; контроль сроков исполнения документов, указаний и распоряжений. Ведение договорной работы (подготовка договоров, согласование). Представление интересов организации в различных организациях и структурах. Организация приема посетителей руководства: встреча посетителей, чай/кофе руководителю и гостям. Выполнение отдельных служебных поручений руководителя. Обеспечение жизнедеятельности офиса/предприятия (заказ воды, канцтоваров и других материалов). |