Выполнение личных поручений руководителя. Планирование, координация и ведение рабочего графика руководителя: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований; ведение и корректирование рабочего календаря руководителя. Ведение телефонной и информационной базы руководителя (контакты, дни рождения партнеров). Организация приема посетителей руководителя: заказ пропусков и сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность). Аналитическая и информационная поддержка руководителя (поиск необходимой информации, деловая переписка, документооборот). Подготовка материалов для деловых встреч, совещаний и других организационных мероприятий руководителя, участие в проведении переговоров. Ведение протоколов совещаний. Организация поездок и командировок (осуществление бронирования гостиниц, организация трансфера, программы поездок и т.п.). Отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий для руководителя, своевременная их передача. Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции (документы, письма, факсы, письма по электронной почте). Составление и редактирование деловых писем для руководителя. Соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации. Координация работы водителей офиса (координация маршрутов, оповещение водителей о выходе руководства из здания, координация замещения водителей). Прием вх/ исх корреспонденции. Работа с оргтехникой. Ведение документооборота. Работа с курьерами. Работа с поставщиками услуг для офиса (Комус / вода и т.д.). |