Доплата сотрудникам до основного заработка

Приветствую! Всем доброго дня! Буду благодарен за консультацию!
Такая ситуация:
компания работающая в "серую", хочет внедрить систему доплат сотрудникам до их основного заработка на время отпусков и болезней.
Как это можно регламентировать и прописать? Где? Коллективный договор в данном случае не уместен я так понимаю. Тогда как эту информацию донести до сотрудников и собственника бизнеса, в какой форме прописать эту программу доплат ? Может есть у кого то ссылки на примеры , как это оформить в виде информационного письма?

это не я сдавала. а нам препод рассказывал. как ТАМ, за бугром.