Как наладить учет офисной и компьютерной техники в организации?

Если этот учет ранее никто не вел? С чего лучше начать?
В какой базе вести - Excel, 1С?
Как у Вас на предприятии ведется учет?

Никто не вел - имеется ввиду, что в бухгалтерии нет инфы сколько офисной техники и его балансовая стоимость?? Тогда нужно начать с простейшей инвентаризации...

Учет ведет системный администратор. Или если есть отдел то нач. инф. отдела. Для этого имеются программы различной степени сложности в зависимости от задач. Если же вас интересует с точки зрения балансовоей стоимости то как правило бухгалтерия ведет все это в 1 с. Вешается на основные средства.

В компаниях чаще всего ведется управленческий учет и бухгалтерский.
Бухгалтерия ведет учет только того, что куплено в белую. все остальное учитывается в управленке.
Вероятно вы про это говорите.
Если вы хотите, что бы все вела бухгалтерия, то вы должны понимать - придется все оприходывать как бы после инвентаризации ТМЦ. И будет внереализационный доход.
Но ... вероятно вас интересует просто управленческий учет.
Если оборот не большой ТМЦ - то в Ех.
но я так понимаю, что у вас нет полной базы по ВСЕМУ УЧЕТУ в 1С.

Ну сейчас вы его тут наконсультируете!!!???

в бухгалтерии, как я поняла, ничего не велось. Поручили эту работу офис-менеджеру, а я должна контролировать.
На данный момент, я думаю, будет достаточно вести какие-то таблицы в Excel, но вот что там конкретно отражать?!

Вам для начала нужно понять цель учета! Если в ключать их в балансовую стоиомсть как основные средства - это одно, если нужно знать - кто какую технику использует, сколько ее и нужно ли приобретать еще, то это другое... А что конкретно поручили сделать вашему офис-менеджеру - просто собрать информацию у кого какая техника стоит?

вам надо сделать инвентаризацию офисной технике.
Закрепить её за людьми - назначить ответственных.
Свести все в свод - сделайте в Ех - этого будет достаточно.
Я так понимаю, что фирма как айсберг - 30% - белая - 70% - под снегом бизнеса.

Вам что нужно конкретно? Количество системных блоков мониторов и периферии? Проводите инвентаризацию . Клеите на каждый сист блок монитор и тд по инвентарному номеру. Забиваете все это в тотже Excel, с указанием за кем это все закреплено. Это если в случае если парк маленький. Если парк большой ми происходит частое движение оборудование то ставьте программу для учета техники. В яндексе их большое количество.

О-Леся, цель учета пока нам самим не ясна - решил Генеральный, что надо и поручил это все офис-менеджеру, а так как она мне подчиняется, я этот процесс контролировать должна зачем-то.
Надеюсь, пойду к нему завтра и сама уточню что к чему.
тетя Фатя, спасибо Вам большое, про это я более-менее поняла, сделать будет не так и трудно, а в дальнейшем что делать - вот что мне не понятно. Компания - как айсберг, только наоборот (это я про Ваши проценты )

Миссис Бонд, пишите в личку - пообщаемся. помогу составить таблицы в разрезе ТМЦ и людей

тетя Фатя, спасибо!

Миссис Бонд, Цель вашего директора очень даже понятна. Люди хотят знать - куда тратяться деньги и сколько денег закреплено в ТМЦ. Вероятно очень много просят ДС именно на офисную технику. ЦЕль - упорядочить учет.
А относительно %% - это все относительно. Главное - суть уловила.

тетя Фатя, да, Вы правы, скорей всего он это и хочет понять и увидеть, ну и по возможности, сократить расходы.
Просто мы в первый раз с этим столкнулись.

Сама через это проходила.
Пригласили на работу и первая задача, которую мне поставило руководство - сделать ревизию ВСЕГО оборудования, которые было приобретено и роздано сотрудникам для работы. Выковыривала чуть ли не из под плинтуса. Зато теперь все понятно - что у кого и сколько.
Делаю ревизию каждые 3 месяца - все привыкли.

тетя Фатя, это Вы просто молодец!
Теперь, чувствую, и мне предстоит через это пройти!

Элементарно, Ватсон! Не знаю, как у вас делается, а у нас просто на наклейке со штрих-кодом пишется вместо "Компьютер ХХХ.ХХ.ХХ " (который идет в продажу)
- "Компьютер для рабочего места", который никуда не идет)
Соответственно, по 1С он идет отдельной строкой, и в общей базе не светится.

Миссис Бонд, да ничего сложного нет в этом))
Считаете по кабинетам количество системных блоков, мониторов, клавиатур, мышей, принтеров, сканеров, ксероксов, МФУ, маршрутизаторов, калькуляторов)), машинок для счета денег, пилотов, настольных ламп, шредеров, кофеварок, микроволновок, кулеров для воды, пылесосов и прочего, что у вас там есть в наличии..))
В Экселе табличку делаете, как вам удобнее, либо общую, либо по кабинетам разбиваете, в примечаниях помечаете, чей туфля (например: менеджер, бух или общий), уточняете: рабочий или нерабочий (ремонт требуется или на помойку).
Если есть документы (гарантийные талоны) - проставляете дату приобретения и стоимость, срок гарантии, если нет - плохо, но ладно..
В бухгалтерии уточняете, что числится числилось когда-либо на балансе, опять же, может документы какие платежные или еще что есть.
А потом несете результат деятельности руководству и уточняете, устраивает его или надо дальше, например инвентарные номера, приказы о закреплении и т.д.
Ну и потом соответсвенно, приказом по предприятию закрепляете за сотрудниками и возлагаете ответственность за эксплуатацию.
Я так делала..))))

Миссис Бонд, только посмотрите-узнайте современное оформление данной документации и требования к этому оформлению, чтобы не было потом претензий ни от кого, и Вас оценили как актуального сотрудника, идущего в ногу со временем и всеми сопровождающими..... ..

hr-ushka, весь интернет перерыла, где бы найти актуальное оформление этой документации??

делаете стикер с номером, клеите на аппарат, номер привязываете к сотруднику-он ответственный, всё. Учёт хоть в блокноте.

Не стикер с номером, а несмываемый маркер...

Всем большое спасибо за то, что откликнулись!
Отдельное спасибо тетя Фатя, за то, что помогла не только словом, но и делом!
Как хорошо, когда есть более опытные коллеги, к которым можно обратиться!

Самое сложное - быть благодарной людям, которые тебе протягивают руку помощи!
Мы почему то думаем, что нам все должны.
увы ...
УДАЧИ ВАМ!
Обращайтесь. координаты есть!
Помогу.

А я делал стикеры на клеящейся бумаге... Предварительно обходил все структурные подразделения с рабочим блокнотом, переписывал всё инвентаризировавшее имущество и оборудование, готовил на принтере номера (3-4 значные, например 0022, 0023), для каждого отдела с запасом на 10-20 номеров, печатал на бумаге-самоклейке, готовил инвентаризационные ведомости по установленной ГОСТом форме, туда забивал всё из альбома, присваивал имуществу номера. Затем приходил во внеурочное время( пораньше или в выходной), приклеивал номера, уточнял ведомости...что-то всегда пропустишь . Затем уже с руководителем подразделения в рабочее время обходили его "хозяйство", сравнивали учтенное с наличным, номера для контроля-не все, в основном по количеству, но это от дури начальника зависит: хочет -сам всё сверяет... . Затем он подписывае три экземпляра: один себе, один мне, один -руководству.Работа идет поэтапно, без особого напряга. Площадь производства- 7 000 кв.м, количество рабочих мест- 150. За месяц потихоньку всё сделал один...

тетя Фатя, а я б еще порекомендовала после ревизии вести на начальном этапе паралельно карточки движения ос .с учетом.выданных в подотчет. А систематизировать уже потом в 1 с

Да и уценку.списание лучше держать на двойном контроле.человеческий фактор при работе с прдограммами зачастую делает не простительные ошибки

Не нужно усложнять, ставите GLPI+модуль инвентаризации (и все само сложится в удобную форму отчетности, а еще можно писать поставленные задачи и решенные) только должен быть сис. админ или программист который способен это все реализовать и настроить, в сравнение - HP server только за внедрение берет 1 000 000 (не говоря о стоимости)
GLPI - бесплатная программа, запихнуть на машинку с EXSI и только обновления устанавливать (можно отдельным поддоменом к сайту, вариантов куча ...)
П.С. 1С тихо курит в сторонке, а как бухи все это пишут (проще сразу застрелиться)