Участвовать в разработке номенклатуры дел структурных подразделений предприятия. В соответствии с действующим перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, шифровать единицы хранения, систематизировать и размещать дела, вести их учет. Подготавливать сводные описи документов постоянного и временного сроков хранения на уничтожение, сроки хранения которых истекли. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивающего удобный и быстрый их поиск. Участвовать в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следить за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещении архивохранилища условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролировать соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архивохранилища. Выдавать в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составлять необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архивохранилища, подготавливать данные для составления отчетности архивохранилища, составлять иные справки и отчеты по направлению своей деятельности. Обеспечивать защиту информации, составляющей коммерческую и служебную тайну при ведении архивного делопроизводства. По указанию заведующего секретариатом замещать секретаря генерального директора при его временном отсутствии. Своевременно и надлежащим образом выполнять приказы по предприятию, распоряжения, письменные и устные разовые поручения вышестоящего руководителя, а также настоящую должностную инструкцию. |