Документооборот по проекту • Подготовка и обработка переписки по проекту: прием, сканирование, регистрирование, отправка и контроль получения (или подтверждения отправки). • Ведение реестра переписки по проекту. • Подготовка, организация и контроль согласования организационно-распорядительной документации по проектам. Своевременная актуализация ОРД (лист контактов, структура рабочей группы и др.). • Ведение протоколов совещаний по проектам, организация их согласования, рассылка согласованных протоколов заинтересованным лицам, контроль выполнения поручений по протоколу. • Ведение папки по проектам в соответствии с действующими регламентами Компании, ответственность за хранение, распространение и архивирование документов проекта. • Подготовка договоров с заказчиками/подрядчиками, организация и контроль их согласования и подписания со стороны Компании, организация передачи договора для подписания заказчику/подрядчику, контроль сроков подписания, передача подписанных договоров в Канцелярию. • Ведение реестра Договоров по проекту. • Подготовка актов сдачи-приемки с Заказчиками/Подрядчиками (технических и финансовых), контроль их согласования и подписания со стороны Компании, организация передачи Актов для подписания заказчику/подрядчику, контроль сроков подписания, передача подписанных актов в Бухгалтерию, Канцелярию, Операционный отдел. • Подготовка счетов на оплату, организация подписания и передачи счетов Заказчику, контроль оплаты выставленных счетов. • Организация оплаты счетов от Подрядчиков, контроль оплаты полученных счетов. • Ответственность за наличие и хранение сканированных копий всех официальных документов по проекту (письма, договоры, протоколы, акты и др.). • Взаимодействие с бухгалтерией на предмет выставления счетов-фактур и прочих финансовых документов. • Взаимодействие с Отделом поставки (курьерская служба) на предмет отправки/получения документов по проекту. |