- Осуществлять регистрацию и учет входящей и исходящей документации (поступившей-отправленной по почте, принятой-отправленной курьером), обеспечивать сохранность всей документации; - Систематизировать и классифицировать документы и информацию, доводить их до непосредственных исполнителей; - Выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации; - Организовывать проведение телефонных переговоров руководства Общества, записывать в их отсутствие полученную информацию и доводить до их сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводить до сведения заинтересованных лиц информацию, полученную по каналам связи; - Организовывать прием посетителей; - Получать необходимые сведения от подразделений, исполнителей, сторонних организаций; - Организовывать заказ и доставку ж/д и авиа- билетов для лиц, выезжающих в командировки, осуществлять заказ гостиниц и трансферов, вести реестр заказанных билетов; - Готовить к отправке и организовывать отправку почтовой корреспонденции, контролировать подписку и доставку периодических изданий; - Контролировать и своевременно пополнять необходимые офису запасы канцелярских принадлежностей и расходных материалов; - Следить за порядком в офисе, соблюдением санитарных и технических правил, правил противопожарной безопасности. В случае необходимости вызывать соответствующий обслуживающий персонал. |