Выполнение задач, поставленных руководителем. Обеспечение входящих и исходящих звонков, организация конференц-звонков. Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача документов, сообщений и информации руководству. Осуществление технической помощи руководству (копирование, печать, сканирование и пр.). Планирование, координация и ведение рабочего графика руководства: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований; ведение и корректирование рабочего календаря руководства. Ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты, дни рождения клиентов и пр.). Организация внутреннего документооборота: регистрация и организация хранения корреспонденции, договоров, вх /исх писем, доверенностей, приказов и т.д. Организация приема посетителей руководства: сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность). Контроль своевременного исполнения сотрудниками приказов и распоряжений руководства. Ведение протоколов совещаний и собраний. Отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий для руководства, своевременная их передача. Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, письма по электронной почте). Выполнение по необходимости письменных и устных переводов с/на английский язык. Организация поездок и командировок руководства (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы поездок и т. п.). |