- Обеспечение и подготовка офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами). - Организация и ведение делопроизводства офиса, прием и распределение входящих звонков и управление исходящими звонками. - Руководство отделом курьеров. Составление сметы на материально-техническое обеспечение офиса. - Оформление необходимой документации для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги. - Обеспечение чистоты и порядка в помещениях офиса. - Осуществление контроля за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе. - Взаимодействие с эксплуатационными службами, коммунальными организациями обслуживания помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ. - Организация и заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта, оформление командировок. - Организация эффективного и культурного обслуживания посетителей офиса, консультация их по административным вопросам, предоставление информационных и иных материалов (визитки, прайсы, буклеты, пр.). - Подготовление материально-технической базы для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей. - Принятие мер по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. - Выполнение отдельных служебных поручений своего непосредственного руководителя. - Подготовка офиса к закрытию (отключение освещения и оргтехники, активация системы охранной сигнализации, пр.). |