Оформление писем (подготовка к отправке на почту), реестр входящей/исходящей корреспонденции по почте. При необходимости отправка писем экспресс-почтой, вызов курьера на фирму Прием факсов, телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для директора информации в его отсутствие и доведение ее содержания до его сведения. Вызов телефонного мастера (в конкретных случаях) Подготовка совещаний, проводимых директором (оповещение участников о времени и месте проведения) Организация встречи посетителей и гостей Компании Заказ канцелярских товаров, их контроль и выдача сотрудникам, покупка хозяйственных товаров, их контроль. Ежедневный просмотр эл. почты Подача объявлений в газету, их продление и контроль при выборе персонала Прием сотрудников на работу (до официального оформления), уточнение характеристики с прошлого места работы, подача необходимой документации для официального оформления на сотрудника в бухгалтерию Ввод контрагентов (сотрудники, клиенты) в 1С Контроль заправки картриджей и ремонт принтеров Контроль питьевой воды и своевременный ее заказ Выполнение поставленных задач директора, по поручению директора подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом Подпись необходимой документации у руководителей и выдача ее сотрудникам обратно. Работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учет, хранение, формирование дел Составление графика дежурств, отпусков Подача данных по рабочим дням сотрудников в бухгалтерию на зар.плату и аванс Предоставление сотрудникам внутренних бланков документации (в том числе и договоров) Инвентаризация оборудования (1 раз в год), присвоение инвентарных номеров с записью в специальный журнал. Учет КПК телефонов (планшетов), выдача карт ГСМ и контроль за ними, заполнение акта прием-передачи КПК, карт ГСМ Контроль за наличием денежных средств корпоративной телефонной связи, оповещение финансового контролера полученной информацией Заказ гостиницы, бронирование номеров, билетов по поручению руководителей |