Планирование и организация рабочего дня руководителя. Ведение деловой переписки от лица руководителя (составление писем, или в случае узкопрофессиональных навыков – организация составления необходимыми сотрудниками Компании драфта писем). Прием, фильтрация и распределение звонков. Делопроизводство (формирование входящей корреспонденции, документов для подписи – т.е. наличие необходимых виз, поясняющей информации, поиск в базе дополнительных документов, подготовка пакета документов для принятия решения и пр.). Организация и подготовка совещаний (оповещение, подготовка переговорных, контроль наличия необходимого оснащения и полноты пакета необходимой документации), ведение протоколов совещаний и контроль исполнения их решений. Отслеживание контролируемых документов. Контроль исполнения поручений руководителя. Ведение информационной базы контактов руководителя, организация звонков руководителя в любое время. Ведение информационной базы важных и значимых дат и событий, организация необходимых мероприятий (поздравительные и благодарственные письма, факсы, подарки (при необходимости – подготовка их каталога для выбора или приобретение). Подготовка к приему посетителей, заказ пропусков, контакт с приемными посетителей и информированность о приоритетах постоянных посетителей, организация обеспечения приемной необходимыми продуктами для приема посетителей, чай/кофе при необходимости. Организация командировок и поездок руководителя (бронирование билетов, гостиниц, VIP-зон, машин, организация получения виз и пр.). Организация рабочего графика водителей. |