1. Документационное обеспечение управления (генерального директора и его заместителей): - работа с входящей/исходящей корреспонденцией: прием, регистрация, передача адресату, учет, хранение; отправление срочных писем; - организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам; - оформление протокола совещаний и заседаний; - оформление доверенностей; - выполнение копировально-множительных работ; - подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом; - работа с учредительными документами, участие в подготовке документов к тендеру; - печать служебных материалов, введение информации в банк данных; - формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив. 2. Прием телефонных звонков и их переадресация. 3. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых руководством компании (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня). 4. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц и т.п. 5. Встреча посетителей, организация кофе-брейков. 6. Обеспечение жизнедеятельность офиса: заказ воды, кофе, канцелярии; оформление подписки на периодические издания и прочее. 7. Организация и контроль за соблюдением сотрудниками инструкции по безопасности и режима работы, установленными в компании и администрацией фирмы-арендодателя. 8. Координирует и контролирует работу курьера (прием заявок, разработка график доставок, учет затрат, оформление доверенностей). |