Осуществлять делопроизводство посредством использования автоматизированной системы электронного документооборота «VipNet», Web интерфейс СЭД на базе которой секретарем осуществляется: а) прием и регистрация входящей корреспонденции, устных и письменных обращений граждан; б) направление входящей корреспонденции в соответствующие структурные подразделения учреждения; в) передача полученных документов на исполнение; г) отслеживание хода исполнения документов с пометкой «На контроле», информирование работников о предстоящей дате исполнения документа; д) регистрация документов, циркулирующих внутри учреждения; е) регистрация поступающих из вышестоящих инстанций документов организационно-правового характера (указы и распоряжения Губернатора Оренбургской области, постановления Правительства Оренбургской области, приказы и распоряжения органов исполнительной власти); ж) регистрация исходящей корреспонденции, проставление отметки об исполнении документа; з) отправление исполненной документации адресатам; и) обеспечение сохранности проходящей документации; Осуществлять архивное делопроизводство посредством: а) принятия поступивших от подразделений документов на бумажном носителе в архив; б) обеспечения отбора, упорядочения, комплектования и сохранности принимаемых в архив документов; в) проверки правильности оформления и при необходимости оформления принимаемого дела: описания дела на обложке, брошюровки, нумерации листов, составления заверительной надписи; в) создания справочного аппарата к принимаемым в архив документам (опись дел); г) ведения учета дел постоянного и временного хранения; д) участия в разработке номенклатуры дел учреждение; е) обеспечения строгого соответствия оформления принимаемых в архив документов номенклатуре дел, утвержденной в учреждении; ж) ведения учета принятых в архив документов; з) выдачи в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составления необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива; и) контроля за сроком хранения архивных дел; к) организации мероприятий по уничтожению и списанию архивных дел временного срока хранения с истекшим сроком хранения; л) подготовки и своевременной передачи на государственное хранение образующихся в деятельности учреждения документов Архивного фонда Российской Федерации; подготовка актов для передачи документов на государственное хранение; м) создания и поддержания в помещении архива условий, необходимых для обеспечения сохранности принятых на хранение дел. |